Do cadastro à secretária atendendo no WhatsApp, em seis etapas. Exemplo usado ao longo do guia: consultório da Dra. Ana Souza, cliente Carlos Lima.
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Nome | Ana Souza |
| Telefone (precisa ter WhatsApp) | (11) 91234-5678 |
| ana@exemplo.com |
Pronto: a topSecretária entra em contato pelo seu WhatsApp em instantes.
A senha do site é criada e recuperada no mesmo lugar:
Volte ao Login e entre com seu e-mail e a senha criada.
Menu → bloco Localização do consultório.
Menu → Novo.
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Nome | Ana Souza |
| Telefone | (11) 91234-5678 |
| ana@exemplo.com | |
| Perfil de acesso | Gestor |
Ligue Possui Agenda e clique em Salvar.
Menu → Novo. Só dois campos são obrigatórios — o resto pode vir depois:
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Nome | Carlos Lima |
| Telefone | (11) 98888-7777 |
Clique em Salvar ficha.
Endereço do cliente: abra o cliente → aba Endereços → Novo → informe CEP, tipo, logradouro, número, bairro, cidade e estado → Salvar endereço.
Menu .
Para bloquear um horário pessoal, use o tipo Compromisso: basta um título (ex.: "Almoço") e o horário.
Menu → selecione o assistente → aba Contextos → Novo.
Cada contexto é um par Chave + Valor. Em Aplicável para:, escolha quem recebe aquela informação: Master (dono e colaboradores), Cliente e/ou Lead — dá para dar respostas diferentes a cada público.
| Chave | Valor (exemplo) | Aplicável para |
|---|---|---|
| Nome | Seu nome é Bia, secretária da Dra. Ana Souza. | Master, Cliente, Lead |
| Horário de trabalho | Atendemos de segunda a sexta, das 8h às 18h. | Cliente, Lead |
| Convênios | Não atendemos convênios; consulta particular, R$ 300. | Lead |
Clique em Salvar. Crie quantos contextos quiser — eles valem na hora, sem reiniciar nada.
A topSecretária reconhece quem fala pelo número do telefone. Situações comuns:
Um número desconhecido escreve: "Quero marcar uma consulta na quinta às 15h."
A assistente coleta nome e telefone, cadastra a pessoa como cliente e marca o horário. O novo cliente aparece em Clientes e o horário na Agenda.
Um número já cadastrado escreve: "Tem horário na sexta à tarde?"
A assistente consulta a agenda e responde apenas os horários livres, sem expor dados de outros clientes.
"Onde fica o consultório?"
A assistente envia a localização com o pino no mapa, direto no WhatsApp — por isso o endereço do consultório da etapa 3 é importante.
Fotos, exames e PDFs enviados na conversa são armazenados automaticamente na ficha do cliente.
Para consultar: → abra o cliente → aba Arquivos (com visualização e download). A assistente ainda lê o conteúdo e confirma o recebimento na hora.
Mensagens vindas do telefone cadastrado do titular ou de um colaborador entram no modo de gestão:
"Como está minha agenda de amanhã?" · "Bloqueia sexta das 14h às 16h" · "Cancela o horário do Carlos"
Tela Mensageria (menu de configurações).
Quatro tipos, cada um pode ser ligado ou desligado:
Use o botão Simular para ver como as mensagens chegam.
São os horários do dia em que o sistema pode enviar mensagens (até 8). Regras:
Ajustou? Clique em Salvar. Se quiser voltar ao padrão, Restaurar padrão.
O sistema também cuida da parte clínica, com prontuário Odontológico, Médico ou Psicológico.
Montar o modelo: menu . Use Clonar para partir de um modelo pronto, ou crie seções (+ Nova seção) e perguntas (+ Nova pergunta). Pergunta marcada para gerar alerta cria um apontamento de ATENÇÃO em vermelho na ficha quando a resposta for "sim".
Aplicar no paciente: no prontuário, aba Anamnese: