Agendamento de consultas pelo WhatsApp
O agendamento de consultas pelo WhatsApp da topSecretária é assim: o paciente pede um horário na conversa, a IA consulta a agenda da clínica, oferece só o que está livre, marca, confirma e lembra — e a equipe vê tudo cair na agenda na hora.
- Só horários livres
- Confirmação e lembrete automáticos
- Remarca e cancela na conversa
Dra. Ana Vale — Avaliaçãoquinta 14:30 cancelada
Agenda da clínica qui 21 · sex 22 ago
Remarcar é cancelar o horário antigo e marcar o novo: a topSecretária faz os dois na mesma conversa, sem marcar em cima de ninguém.
Da primeira mensagem à consulta realizada
Seis passos, e nenhum deles é seu. Os dois em laranja acontecem sozinhos, nas regras que você define.
O paciente pede um horário
Por texto ou áudio, na conversa do WhatsApp da clínica.
A IA consulta a agenda
E oferece só o que está livre, dentro dos dias e horários que você informou.
Consulta marcada
Já aparece na agenda da equipe, no site ou no celular.
Confirmação automática
Mensagem oficial do WhatsApp antes da hora. O paciente responde na conversa e o horário fica verde.
48 h antes, por padrãoLembrete no dia
Depois de confirmada, um lembrete algumas horas antes da consulta.
8 h antes, por padrãoConsulta realizada
O atendimento vai para o histórico do paciente, junto do prontuário.
Confirmação e lembrete de consulta pelo WhatsApp, automáticos
Menos faltas sem ninguém da recepção ligando. As mensagens saem pelo modelo oficial do WhatsApp, nas janelas que você define, e o paciente responde na própria conversa. Quando ele não responde, entra a supervisora de follow-up.
- Antecedência que você define: 48 horas antes por padrão, de 1 hora a 30 dias.
- Janelas de envio dentro do horário comercial, em dia útil — nada de mensagem de madrugada ou no domingo.
- Lembrete no dia da consulta, depois de confirmada: 8 horas antes por padrão, de 1 a 24.
- O paciente responde e o horário fica verde na agenda da equipe, no mesmo instante.
- Você vê no compromisso se a mensagem foi enviada, entregue e lida.
- Consulta em cima da hora? A confirmação sai imediatamente.
Regras de envio · Clínica Ana Vale
Remarcação e cancelamento na própria conversa
Ninguém precisa ligar para a clínica. O paciente avisa no WhatsApp e a topSecretária resolve, dentro das regras que protegem a sua agenda.
- Cancelar só com pedido claro: a IA confirma o que o paciente quer e pergunta o motivo antes de liberar o horário.
- Remarcar é cancelar e marcar de novo: o horário antigo é liberado e ela oferece novos, perto dos atendimentos que você já tem no dia.
- Nunca em cima de horário ocupado, mesmo que o paciente insista.
- Atraso ou imprevisto vira recado no seu painel, sem mexer na agenda.
- Se a clínica cancela, o paciente recebe o aviso automaticamente.
- Cancelou e não remarcou em sete dias? A supervisora deixa o recado no painel.
Recados de hoje
Vários profissionais, uma recepção
Cada colaborador com agenda aparece para o paciente. A topSecretária pergunta com quem ele quer atender e marca na agenda certa; quando há um único profissional, nem pergunta. Almoço, reunião ou folga entram como compromisso pessoal, pelo painel ou pedindo a ela no WhatsApp, e o paciente só vê que o horário está ocupado.
Dra. Ana Vale sex · 22 ago
Dr. Caio Nunes sex · 22 ago
No painel, a agenda de cada profissional em visão de dia ou de semana. Arrastou um compromisso para outro horário? As mensagens de confirmação e lembrete são refeitas sozinhas.
Perguntas frequentes sobre agendamento pelo WhatsApp
Como o paciente agenda uma consulta pelo WhatsApp?
Ele escreve ou manda um áudio dizendo o que precisa. A topSecretária consulta a agenda da clínica, oferece só os horários livres dentro dos dias e horários de atendimento que você informou, registra a consulta e ela aparece na agenda da equipe no mesmo instante. Se o paciente ainda não tem cadastro, a própria IA cadastra com nome e telefone.
A IA pode marcar em cima de outro compromisso?
Não. O sistema recusa qualquer horário que já esteja ocupado, mesmo que o paciente insista. A topSecretária só oferece o que está livre, com folga de meia hora em relação ao horário atual e sem encostar no fim do expediente. Só o profissional, falando com a própria secretária, pode pedir um encaixe.
Como funciona a confirmação da consulta?
É uma mensagem automática, enviada pelo modelo oficial do WhatsApp, com a antecedência que você definir: 48 horas por padrão, de 1 hora a 30 dias. Ela sai nas janelas de envio da clínica (8h e 14h por padrão, até oito por dia), sempre em dia útil. O paciente responde na própria conversa e o horário fica confirmado na agenda. Consulta marcada em cima da hora recebe a confirmação na hora.
E o lembrete no dia da consulta?
Depois que o paciente confirma, a topSecretária envia um lembrete no dia da consulta, 8 horas antes por padrão (ajustável de 1 a 24 horas), dentro das janelas de envio. A tela de configuração tem uma simulação: você informa a data de uma consulta e vê quando cada mensagem sairia.
O paciente consegue remarcar ou cancelar pela conversa?
Sim. Para cancelar, a topSecretária confirma o pedido e pergunta o motivo antes de liberar o horário. Para remarcar, ela cancela o horário antigo e oferece novos, de preferência perto dos atendimentos que a clínica já tem no dia. Atraso ou imprevisto não mexe na agenda: vira um recado para você.
Se a clínica cancelar, o paciente é avisado?
Sim. Quando a clínica cancela uma consulta cuja confirmação já tinha sido enviada, o paciente recebe um aviso automático de cancelamento no WhatsApp.
Funciona com mais de um profissional?
Sim. Cada colaborador com agenda aparece para o paciente, e a topSecretária pergunta com quem ele quer atender antes de marcar. Quando há um único profissional, ela não pergunta. No painel, você acompanha a agenda de cada um, em visão de dia ou de semana.
O que acontece se o paciente não responder à confirmação?
A supervisora de follow-up identifica a confirmação sem resposta, deixa um recado no seu painel e, se você habilitar, retoma a conversa com o paciente respeitando a cadência, o limite de tentativas e o horário comercial. Cancelamento do paciente sem remarcação nos últimos sete dias entra na mesma régua. Quando o paciente responde, o follow-up para.
Posso bloquear horários de almoço, reunião ou folga?
Sim. Basta criar um compromisso pessoal no painel ou pedir à topSecretária no WhatsApp. O paciente vê apenas que o horário está ocupado, e você pode receber um lembrete do compromisso no seu próprio WhatsApp.
O paciente pode pedir para não receber mensagens automáticas?
Pode. No cadastro do paciente existe a opção de não enviar mensagens: com ela marcada, nenhuma confirmação, lembrete ou aviso automático é enviado para ele.
Sua agenda pode encher sozinha a partir de hoje
Preencha seus dados e a topSecretária entra em contato pelo WhatsApp em instantes. Em poucas horas o piloto da sua clínica está no ar, com nossa equipe cuidando de eventuais migrações de dados e integrações.