Follow-up automático de pacientes pelo WhatsApp
O follow-up automático de pacientes da topSecretária é feito por uma supervisora de IA: enquanto a secretária atende, ela revisa as conversas que pararam, deixa um recado no seu painel com o diagnóstico e uma mensagem pronta e, se você habilitar, retoma o contato com o paciente dentro das suas regras.
- Recado no painel
- Retomada só se você habilitar
- Para na primeira resposta
Supervisora em ação
Cancelou e sumiu não vira consulta perdida: vira recado, e o recado vira remarcação.
Como funciona o follow-up de pacientes
Sete passos, e os três em laranja são da supervisora. Você só aparece quando quer.
Paciente demonstra interesse
Pede horário, pergunta preço, quer remarcar.
Recebe horários ou confirmação
A topSecretária responde ou o pedido de confirmação é enviado.
Não responde
A conversa fica parada mais horas do que a cadência que você definiu.
A supervisora identifica
Lê o histórico, classifica o estado do envio e decide: agir, aguardar ou encerrar.
Recado no painel
Com diagnóstico e uma sugestão de mensagem pronta.
Retoma, se você habilitar
Mensagem cordial ao paciente, dentro da janela e das regras.
Paciente responde, encerra
A primeira resposta encerra o follow-up na hora.
Quatro trilhas: leads, pacientes, agenda e resumo do dia
Cada trilha tem o próprio gatilho e as próprias regras, e cada uma pode ser ligada ou desligada.
Quando entra: Quem ainda não é paciente e parou de responder nos últimos 7 dias.
Trilha criteriosa: só age quando a conversa mostra potencial real. Falha de envio para lead nunca vira recado.
Quando entra: Paciente cadastrado sem resposta nossa, ou nossa última mensagem falhou, não foi entregue, foi lida sem resposta.
Prioridade em não deixar o paciente sem resposta; avisa você se a falha foi nossa.
Quando entra: Confirmação enviada sem resposta, ou cancelamento feito pelo paciente sem remarcação em 7 dias.
Propõe o que resolve o compromisso: confirmar, reagendar ou liberar o horário. Lembretes não entram.
Quando entra: Todo dia útil entre 7h e 11h, sobre o dia anterior.
Conversas, leads, agenda, mensagens e pendências com o nome de cada contato. Até 900 caracteres, sem inventar número.
As regras do follow-up são suas
Cadência, limite, horário e canal, com valor padrão da casa e o seu por cima, campo a campo.
- Cadência em horas: quanto tempo parada a conversa precisa estar para a primeira análise, e o intervalo dos reforços.
- Teto de tentativas de 1 a 10. Chegou no teto, encerra.
- Janela horária e dias úteis: nada de mensagem de madrugada nem no domingo.
- Dois canais, cada um com sua chave: gerar recado no painel e enviar mensagem ao paciente.
- Aviso honesto: com a mensagem automática ligada, ela sai sem a sua revisão — e só enquanto a janela de 24 horas do WhatsApp está aberta.
- Conversa que a equipe assumiu fica pausada para a supervisora.
Follow-up · Agenda
Recados no painel, mensagem sugerida com um clique
O megafone do painel mostra os recados não lidos e o histórico do período. Cada recado de follow-up traz o diagnóstico e uma mensagem pronta: você edita se quiser e envia.
- "Enviar mensagem sugerida" abre o texto para você ajustar, com até 500 caracteres.
- Janela de 24 horas fechada? O botão avisa e não envia — é regra da Meta para texto livre.
- Enviar pelo recado não pausa a IA: a topSecretária continua atendendo a conversa.
- Pelo WhatsApp também: pergunte à topSecretária os recados de hoje, de ontem ou da semana.
- Resumo do dia chega como recado entre 7h e 11h, com as pendências nominais.
Recado · follow-up
O que a supervisora nunca faz
Follow-up bom é o que não incomoda. Estas regras não são configuráveis: valem sempre.
Não propõe horário vencido
Nunca cita horário no passado nem com menos de 24 horas de antecedência. Se não pode garantir, pergunta a preferência do paciente.
Não insiste
Respeita o teto de tentativas, a janela horária, os dias úteis e o pedido de não receber mensagens. Mensagem curta, cordial, sem pressionar.
Não inventa
Só usa o que está no histórico da conversa, não se apresenta como IA e não fala por cima da sua equipe: conversa em atendimento manual fica pausada.
Perguntas frequentes sobre follow-up de pacientes
O que conta como conversa parada?
Uma conversa em que a última mensagem foi do paciente ou do lead sem resposta nossa, ou em que a nossa última mensagem falhou, não foi entregue, foi entregue sem leitura ou foi lida sem resposta, há mais horas do que a cadência que você definiu. Na agenda, entram a confirmação enviada sem resposta e o cancelamento feito pelo paciente sem remarcação nos últimos sete dias.
A supervisora manda mensagem para o paciente sem eu ver?
Só se você ligar a opção de enviar mensagem. Com ela desligada, a supervisora apenas deixa o recado no painel com uma sugestão de texto, e você decide se envia. Com ela ligada, a mensagem sai sem revisão, dentro da janela horária, em dia útil e só enquanto a janela de 24 horas do WhatsApp estiver aberta.
Onde o recado chega?
No painel: um megafone mostra os recados não lidos e o histórico do período. Você também pode pedir os recados de hoje, de ontem ou da semana à topSecretária pelo WhatsApp.
E se o paciente pediu para não receber mensagens?
Ele não recebe. O opt-out do cadastro bloqueia qualquer mensagem automática, inclusive a retomada do follow-up. O recado para você continua sendo gerado.
Lembrete de consulta gera follow-up?
Não. Só o pedido de confirmação entra na régua. O lembrete sai depois que o paciente já confirmou, e por isso não precisa de acompanhamento.
O que encerra um follow-up?
A primeira resposta do paciente, a confirmação da consulta, a remarcação, o teto de tentativas que você definiu, a decisão da supervisora de encerrar, ou a data da consulta ter passado. Conversa em atendimento manual pela equipe fica pausada.
Funciona para quem ainda não é paciente?
Sim. Leads têm uma trilha própria, mais criteriosa: a supervisora só recomenda agir quando a conversa mostra potencial real, e nunca gera recado por falha de envio para lead.
O que é o resumo do dia?
Um recado gerado entre 7h e 11h sobre o dia anterior: conversas, mensagens, leads novos e convertidos, agendamentos novos, confirmados e cancelados, mensagens enviadas, entregues e lidas, e as pendências com o nome de cada contato. Texto corrido de até 900 caracteres, sem inventar número.
Contrate a secretária e leve a supervisora junto
Preencha seus dados e a topSecretária entra em contato pelo WhatsApp em instantes. Em poucas horas o piloto da sua clínica está no ar, com a supervisora de follow-up configurada nas suas regras.